Incept Sport : de 8sens et PrestaShop vers Odoo
Basculer un e-commerce et un ERP en même temps, et accepter d'attendre la bonne version d'Odoo plutôt que de payer deux fois.
Un distributeur de sport sur deux canaux
Incept Sport distribue des équipements et de l'électronique de sport, dont il est le distributeur exclusif en France pour Concept2 et pour les instruments Nielsen-Kellerman. L'entreprise vend en direct sur son propre e-commerce, à des revendeurs, et assure le service après-vente et les pièces détachées.
Avant Odoo, l'activité reposait sur deux logiciels distincts : 8sens pour la gestion et PrestaShop pour la boutique en ligne. Deux systèmes qui tenaient chacun leur version du stock et des commandes, avec les décalages que cela suppose.
Deux systèmes à faire tomber ensemble
La difficulté n'était pas de reprendre un logiciel, mais deux, et de les faire basculer sur Odoo au même moment. Un e-commerce PrestaShop et un ERP 8sens, avec leurs catalogues, leurs commandes et leurs clients respectifs, qui devaient se retrouver dans un système unique sans que les ventes ne s'interrompent.
Un choix a orienté tout le calendrier : plutôt que de racheter les modules transporteurs sur la version alors disponible : des modules qui se repaient à chaque montée de version : nous avons attendu la sortie d'Odoo 16 avec le client. Une décision assumée ensemble, qui a décalé la mise en production mais évité une dépense qui serait revenue à chaque mise à jour.
Pourquoi partir
L'outil en place arrivait en bout de course, et la boutique vivait séparée de la gestion.
Le périmètre
14 utilisateurs, 12 applications, du e-commerce et des ventes jusqu'aux réparations et aux notes de frais.
La durée
14 mois. Environ 4 étaient annoncés : l'écart vient de l'attente volontaire de la V16.
Le projet, étape par étape
Cadrage
- Analyse des flux, du référentiel 8sens et de la boutique PrestaShop.
Attente de la V16
- Report assumé de la mise en production pour ne pas racheter les modules transporteurs.
15 jours de double saisie
- L'ancien e-commerce et le nouveau tournent ensemble, le temps de vérifier que chaque commande tombe des deux côtés.
Mise en production
- Boutique et ERP réunis dans Odoo.
Quinze jours où les deux systèmes tournaient ensemble
Le moment le plus tendu a été la bascule elle-même. Pour ne perdre aucune commande, l'ancien e-commerce et le nouveau ont fonctionné en parallèle pendant quinze jours, avec une double saisie assumée. Ce n'est pas un échec de méthode, c'est une précaution : sur une boutique qui vend tous les jours, mieux vaut deux systèmes le temps de vérifier qu'aucune commande ne se perd, plutôt qu'une coupure nette et un risque d'erreur.
Un seul stock pour la boutique et les revendeurs
Incept Sport gère désormais son e-commerce, ses commandes revendeurs, son SAV et ses pièces détachées dans un seul système. Le stock que voit le site est celui que voient les commerciaux. Depuis, l'installation a suivi les versions d'Odoo et tourne aujourd'hui en 18.
La fiche technique
Contexte
Secteur : distribution d'équipements de sport, e-commerce B2C et revendeurs
Système quitté : 8sens et PrestaShop
Le projet
Versions : production sur Odoo 16, aujourd'hui en Odoo 18
Utilisateurs : 14
Durée : 14 mois, mai 2022 à juillet 2023
Applications
Site web / eCommerce, Ventes, Achats, Stock, Comptabilité, CRM, Email Marketing, Marketing Automation, Notes de frais, Assistance, Réparations, Code-barres
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