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Suivre ses affaires et ses marges sous Odoo

Si vous vendez au dossier, à l'affaire ou au chantier, votre vraie question n'est pas de gérer des tâches. C'est de savoir ce que chaque affaire vous rapporte, avant qu'elle soit finie.

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Ce que montrent nos projets

Votre tableur de marges est une comptabilité analytique qui s'ignore

The Gift Lab vend des objets promotionnels et du packaging premium sur mesure à une cinquantaine de grands comptes, avec un sourcing en Asie. Avant Odoo, le calcul des marges se faisait sous Excel, les offres de prix sous PowerPoint, la facturation dans un outil dédié et les documents sur un espace partagé.

Ce n'était pas du désordre. C'était un système qui fonctionnait, tenu par des gens qui savaient ce qu'ils faisaient. Le problème est qu'il ne donnait la marge d'un dossier qu'une fois tout arrivé, tout facturé et tout ressaisi.

Un tableur de marges par affaire est une analytique tenue à la main. La question n'est donc pas d'ajouter un logiciel de gestion de projet, elle est de remettre ce calcul là où les chiffres se créent.

Ce qui compose réellement une marge de dossier

Sur une affaire sourcée à l'étranger, la marge se construit avec le prix d'achat, le transport, les droits de douane, le taux de change au moment du règlement, et le temps passé par vos équipes. Chacun de ces éléments arrive à un moment différent.

Chez The Gift Lab, cela signifie trois devises, des droits de douane par sous-catégorie de produit, des incoterms qui changent la répartition des frais selon le client, et deux entrepôts dont un à Anvers. La marge d'un dossier n'est pas connue avant la dernière facture fournisseur.

Une analytique bien posée donne une marge qui se précise au fil du dossier, au lieu d'une marge exacte qui arrive trop tard pour décider quoi que ce soit.

Faire saisir du temps à des gens qui n'en ont pas envie

La feuille de temps est la fonction la moins adoptée de tous les outils de gestion, quel que soit l'éditeur. Autant le dire plutôt que de vous vendre l'inverse.

Ce qui fonctionne, c'est la saisie au plus près de l'acte : depuis la tâche en cours, depuis le dossier ouvert, en quelques secondes. Ce qui ne fonctionne pas, c'est la déclaration de fin de mois, où chacun reconstitue de mémoire des journées vieilles de trois semaines. Les chiffres obtenus ainsi sont pires que pas de chiffres du tout, parce qu'on les croit.

Nous préférons démarrer avec un suivi de temps limité aux affaires où il change une décision, quitte à l'étendre ensuite, plutôt que d'imposer une saisie générale qui sera abandonnée au deuxième mois.

Projet ou compte analytique, ce qui n'est pas la même chose

Le projet organise le travail : des tâches, des responsables, des échéances. Le compte analytique porte l'argent : les charges et les produits rattachés à une affaire.

Les deux se rejoignent, et c'est le second qui répond à votre question de marge. Une entreprise peut n'avoir besoin que de l'analytique, sans jamais ouvrir de tâche. C'est un cas fréquent dans le négoce sur mesure, et cela allège nettement le déploiement.

Ce que ça représente

L'application projet compte pour dix heures dans l'estimation. Comme le CRM, elle passe sous notre plancher d'intervention de dix heures : elle ne se prend pas seule, elle vient avec la gestion et la comptabilité.

C'est cohérent avec ce qu'elle fait réellement. Une analytique sans les achats et sans la facturation ne calcule rien. Le simulateur vous donne l'ordre de grandeur de l'ensemble.

Questions fréquentes

Peut-on connaître la marge d'une affaire avant sa clôture ?

Oui, avec une réserve honnête : la marge affichée en cours de dossier est celle des éléments déjà connus. Elle se précise à chaque facture fournisseur et à chaque règlement en devise. C'est une marge de pilotage, pas une marge comptable.

Les temps passés remontent-ils automatiquement en facturation ?

Ils peuvent, selon votre modèle commercial. Sur une affaire au forfait, ils alimentent la marge sans jamais apparaître sur la facture. Sur une affaire en régie, ils peuvent produire la facturation directement. Le paramétrage suit votre façon de vendre, pas l'inverse.

Faut-il la comptabilité pour avoir l'analytique ?

Pour une marge complète, oui : sans les achats et les charges rattachés, il manque la moitié du calcul. Un suivi partiel reste possible en amont, il donne un ordre de grandeur et pas une marge.

Est-ce adapté à une activité de chantier ou de pose ?

La mécanique est la même : une affaire, des achats, du temps, une facturation par jalons. Nos projets documentés relèvent du négoce sur mesure plutôt que du bâtiment, nous le disons plutôt que de laisser croire le contraire.

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