Gestion commerciale sous Odoo : du devis à la facture sans ressaisie
Sur un projet de négoce, ce n'est jamais le devis qui coûte cher à mettre en place. C'est votre grille de prix.
Le poste le plus coûteux n'est pas le devis, c'est votre grille de prix
Toutes les entreprises de négoce ont des prix différents selon le client, le volume, le réseau ou l'accord en cours. Presque aucune ne sait écrire la règle qui les gouverne.
Chez La Clé Rapide, le moment le plus dur du projet a été exactement celui-là. L'entreprise avait hérité d'une gestion spécifique du calcul des tarifs par client, développée par une équipe précédente. Verbatim du client : personne ne savait dire ce que le système faisait ni pourquoi.
Il a donc fallu comprendre avant de remplacer. C'est le travail que nous menons en premier, et c'est aussi ce que vous pouvez préparer avant même de nous consulter : listez vos catégories de clients, les remises qui s'y appliquent, et les exceptions que vos commerciaux connaissent par cœur. Ces exceptions sont le vrai sujet.
La chaîne complète, et où elle se rompt chez la plupart
Devis, commande, préparation, livraison, facture, paiement. Sur le papier, tout le monde a cette chaîne. Dans les faits, elle est presque toujours interrompue au même endroit : le stock ne sait pas qu'une commande a été signée.
Quelqu'un transmet alors l'information, par message ou par fichier. Ce quelqu'un devient le point de passage obligé, et le jour où il est absent, la chaîne s'arrête.
Ce qui se passe quand un devis devient une commande
Le devis reprend vos conditions tarifaires, votre catalogue et vos disponibilités réelles. À la signature, il devient un bon de commande qui déclenche la préparation, réserve les quantités et prépare la facture.
Le commercial ne ressaisit rien. La personne à l'expédition n'attend pas qu'on lui transmette l'information : elle l'a déjà. C'est le gain le plus concret d'un ERP, et le plus difficile à percevoir tant qu'on ne l'a pas vécu.
Commandes partielles et reliquats, le quotidien du négoce
Un client commande huit références, vous en avez six. Faut-il expédier tout de suite et livrer le reste ensuite, attendre d'être complet, ou demander au client ? La réponse dépend de votre métier et du client concerné.
C'est le genre de règle qui se décide au paramétrage et qui, mal posée, génère des litiges pendant des mois. Nous la traitons au cadrage, par famille de clients, plutôt que de laisser chaque commercial trancher à sa façon.
Côté achats, le même système dans l'autre sens
Les achats pèsent quinze heures dans notre estimation, exactement comme les ventes. Ce n'est pas un hasard : un négoce qui structure ses ventes sans structurer ses achats déplace le problème au lieu de le résoudre.
Commande fournisseur, réception partielle, contrôle des prix facturés contre les prix négociés, règles de réapprovisionnement. Quand les deux côtés vivent dans le même système, une commande client peut déclencher un approvisionnement, et vos délais promis reposent enfin sur quelque chose.
Séparer les deux coûte plus cher que de les prendre ensemble, et l'écart se creuse avec le volume.
Sept de nos huit derniers projets reposent sur ce socle
Ventes et achats sont présents dans sept des huit projets que nous avons livrés récemment. La seule exception est une reprise de parc chez un client déjà équipé, qui n'était pas une implémentation.
Ce n'est pas un argument commercial, c'est une observation : dans le négoce, c'est par là qu'un ERP commence, et le reste se greffe dessus.
Ce que ça représente
Les ventes comptent pour quinze heures dans l'estimation d'un projet, les achats pour quinze également. Ce sont, avec l'inventaire et la comptabilité, les postes les plus lourds du catalogue.
Notre tarif est de 150 euros hors taxes de l'heure, avec une intervention à partir de dix heures, soit 1 500 euros. Le simulateur vous donne un ordre de grandeur selon votre périmètre réel.
Questions fréquentes
Peut-on garder nos conditions tarifaires actuelles telles quelles ?
Oui, à condition de pouvoir les formuler. Odoo gère des grilles par client, par catégorie et par quantité. La difficulté n'est jamais l'outil, c'est de sortir des têtes les exceptions que vos commerciaux appliquent depuis dix ans.
Comment sont repris les devis et commandes en cours à la bascule ?
Les commandes ouvertes sont reprises pour que la chaîne se poursuive dans le nouveau système. Les devis non signés le sont selon leur volume et leur durée de validité. C'est un arbitrage de cadrage, pas une règle universelle.
Odoo gère-t-il plusieurs sociétés avec des tarifs différents ?
Oui, le multi-société est natif. La vraie question est de décider ce qui reste commun entre vos entités, clients et articles, et ce qui reste propre à chacune. Cette décision est organisationnelle avant d'être technique, et elle est coûteuse à changer ensuite.
Faut-il prendre la comptabilité en même temps ?
Pas nécessairement. Sachez simplement que tant que ce n'est pas fait, la chaîne s'arrête à la facture et quelqu'un la ressaisit ailleurs. Nous traitons ce sujet sur notre page comptabilité.
Parlons de votre gestion
Estimez votre projet en quelques questions, ou regardez comment nous avons accompagné d'autres négoces.
Besoin de libérer et soutenir votre croissance ?
Dites-nous d'où vous partez. On vous répond avec un premier avis sur la faisabilité, le périmètre et l'ordre de grandeur, pas avec une plaquette.