Wala, Dr Hauschka France : de 8sens vers Odoo
Reprendre un référentiel client vieux de vingt ans et basculer toute une distribution sur un seul cut-off, entre Noël et le 1er janvier.
Un distributeur multicanal à stock physique
Wala distribue en France la cosmétique naturelle Dr Hauschka. Sa clientèle est large et hétérogène : boutiques bio, instituts de beauté, pharmacies, esthéticiennes, coiffeurs, et centrales d'achat comme Biocoop et La Vie Claire. L'entreprise vend à la fois aux professionnels et aux particuliers, gère un stock physique avec une forte saisonnalité, et opère même un e-shop en Allemagne. Autant de canaux qui, chacun, imposent leurs prix, leurs conditions et leurs circuits de commande.
Avant Odoo, tout cela reposait sur 8sens, complété par Planity pour la caisse. Un socle qui avait accompagné la croissance de l'entreprise mais qui arrivait en bout de course, incapable de suivre la complexité d'une distribution devenue multicanale.
Vingt ans de données dans un logiciel qu'il fallait quitter
Le vrai défi d'un projet comme celui-ci n'est pas d'installer Odoo, c'est de reprendre ce qui existait avant. Le référentiel client de Wala s'était construit sur des années dans 8sens, avec des champs métier qui n'ont aucun équivalent direct dans Odoo : codes clients internes, appartenance à un réseau de distribution, statuts particuliers, historiques de chiffre d'affaires. Autant d'informations vitales pour l'entreprise, mais qui ne se transposent pas d'un simple import.
Chacun de ces champs a dû être compris, puis relié à sa juste place dans Odoo. Une reprise faite trop vite aurait produit une base qui s'affiche mais ne se gère plus. C'est exactement le type de travail qu'un intégrateur qui a été éditeur d'ERP sait anticiper, parce qu'il connaît de l'intérieur ce qu'un logiciel de gestion stocke et ce qu'il accepte de laisser sortir.
Pourquoi partir
L'ERP en place arrivait en bout de course. Faire reposer une distribution multicanale sur un socle qui ne suivait plus n'était plus tenable.
Le périmètre
39 utilisateurs, 13 applications, de la vente et des achats jusqu'à la fabrication des coffrets, le point de vente et la comptabilité.
La durée
14 mois entre le cadrage et la mise en production. 12 étaient annoncés : l'écart tient à la reprise, pas au périmètre.
Le projet, étape par étape
Cadrage
- Analyse des flux multicanaux et du référentiel 8sens à reprendre.
Reprise du référentiel
- Chaque champ métier de 8sens compris avant d'être transposé : codes clients, réseaux, statuts, historiques de chiffre d'affaires.
Le cut-off
- Arrêt des livraisons le 22 décembre, inventaire complet du 26 au 29. Une seule fenêtre, aucun rattrapage possible.
Mise en production
- Bascule effective au 1er janvier, import du fichier des écritures comptables le 2.
Une bascule en quelques jours, sans droit à l'erreur
La reprise du référentiel a été le travail de fond du projet, mais c'est le calendrier qui a rendu la mise en production tendue. Une distribution ne s'arrête pas : il fallait basculer sans laisser Wala sans outil au moment où ses clients passent commande. La fenêtre a donc été posée sur la seule période creuse de l'année, entre Noël et le Nouvel An. Les livraisons se sont arrêtées le 22 décembre, l'inventaire complet a été mené du 26 au 29, la bascule a eu lieu au 1er janvier et le fichier des écritures comptables a été importé le 2. Une seule fenêtre, aucun rattrapage possible, et une entreprise entière qui redémarrait sur Odoo au retour des congés. Douze mois étaient annoncés au départ, quatorze ont été nécessaires ; l'écart tient entièrement à la reprise des données, pas à un dérapage de périmètre.
Une seule source de vérité pour toute l'activité
Dr Hauschka France pilote désormais l'ensemble de son activité dans un seul système. Les commandes des professionnels et des particuliers, le stock, les achats, la fabrication des coffrets, le point de vente et la comptabilité ne vivent plus dans des outils séparés qui se désynchronisent. Treize applications Odoo couvrent la chaîne, de la vente au site B2B en passant par la signature électronique et la gestion par code-barres. La reprise, menée champ par champ, a permis de conserver l'historique client construit sur vingt ans plutôt que de repartir d'une base vide, ce qui, pour une entreprise qui suit ses réseaux de distribution et ses statuts clients, faisait toute la différence.
Le projet continue de vivre : le référentiel est aujourd'hui en cours de montée vers Odoo 19, la version la plus récente.
La fiche technique
Contexte
Secteur : distribution de cosmétique naturelle, B2B et B2C
Système quitté : 8sens, Planity en caisse, e-shop en Allemagne
Le projet
Versions : production sur Odoo 16, montée vers Odoo 19 en cours
Utilisateurs : 39
Durée : 14 mois, oct. 2022 à janv. 2024
Applications
Ventes, Achats, Stock, Comptabilité, CRM, Site web B2B, Signature, Fabrication, Point de vente, Assistance, Connaissances, Code-barres, Studio
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